【第2回：効率・日報編】アナログ管理からの脱却で事務負担を50%削減

近畿地方を中心に、東海・中国・四国と広域に展開する美容ディーラー、株式会社タクサム様。
以前は手書き日報の非効率さや、長距離走行に伴う事故が大きな課題でした。SUZUKI FLEET導入後は、事務負担50%削減と事故の劇的減少という大きな成果を実現。今回は、導入のきっかけから「守り」と「攻め」を段階的に進めるDXの歩みについて、3回に渡って代表取締役社長の伊賀様と運行管理者の中谷様、植木様にお話を伺いました。

【第1回：守り・安全編】安全運転の「数値化」が社員を守る武器になる
【第3回：攻め・営業DX編】可視化されたデータが営業の質を研ぎ澄ます（近日公開予定）

以前の手書き日報の運用では、現場で具体的にどのような問題が起きていたのでしょうか？

中谷様（以後敬称略）：
以前は全て手書きの日報を運用していましたが、1日に10数件を回る営業担当にとって、帰社後に詳細を記録するのは非常に非効率で負担の大きな作業でした。結果として提出が遅れがちになる社員も多く、本来は毎日出すべき日報が溜まり、事実上の「月報」のようになってしまうケースも珍しくありませんでした。記憶を頼りに後から書き起こす作業は不正確にならざるを得ず、事務的な非効率さが常態化していました。

GPSによる日報の自動化が、運用のスピード感にどのような変化をもたらしましたか？

中谷：
GPS機能が訪問先を一件ずつ自動的にキャッチしてくれるようになったことで、日報の提出スピードは劇的に向上しました。現在では、全営業担当が最低でも1週間以内には確実に日報を提出できるようになり、提出遅延の問題はほぼ解消されています。特にサロン様がお休みで営業担当が事務所にいることが多い月曜日に、全員が滞りなく報告を完了できる体制が整ったことは大きな進歩です。

事務負担5割減が生み出した「営業に集中できる時間」

事務負担の軽減について、管理者と現場の双方でどれくらいの効果を実感されていますか？

中谷：
感覚値ではありますが、管理側と現場側の双方を合わせた事務的な手間は、導入前と比較して約50%も削減されたと実感しています。以前のように社員の記憶を頼りに内容を確認したり、提出を催促したりする時間が大幅に減り、その分を本来の業務に充てられるようになりました。正確な滞在データが自動で蓄積される安心感は、組織を運営する上で非常に大きいものです。

ITツールへの習得度は人それぞれかと思いますが、操作性についての反応はいかがですか？

伊賀：
システムの操作性が非常にシンプルで分かりやすいため、ITに詳しくない社員であっても直感的に使いこなせている点が素晴らしいですね。パスワード入力などの細かな手間も少なく、私自身も最初は戸惑うことがありましたが、すぐに一人で操作できるようになりました。現場のドライバーたちもアプリをすぐに使いこなし、日常のツールとしてスムーズに定着させることができたのは、この使いやすさがあってこそだと思います。

「押し付けない」ことが定着の鍵。段階的な導入プロセス

システムを社内で円滑に定着させるために、どのような工夫をされましたか？

伊賀：
最初から全ての機能を詰め込むのではなく、「安全」と「効率化」というメリットが分かりやすい部分から段階的に導入したことが功を奏したと考えています。また、数ヶ月に一度のスズキのCS担当者との活用ミーティングには現場リーダーも同席させ、経営陣としての目的や想いを直接伝える場を継続して設けてきました。こうした経営側と現場のコミュニケーションが、システムを「自分たちのためのツール」として受け入れる土壌を作ったのだと思います。

事務負担を半分に減らし、正確な活動実態が見える化される体制が整いました。しかし、タクサム様の挑戦はここで終わりではありません。最終回となる第3回では、蓄積されたデータを営業の質を研ぎ澄ますための強力な「武器」へと変えていく、次なるフェーズの展望についてお聞きします。

【第3回：攻め・営業DX編】可視化されたデータが営業の質を研ぎ澄ます（近日公開予定）